Avia Solutions Group: bendroji komunikacija tapo tikrai bendra

Avia Solutions Group: bendroji komunikacija tapo tikrai bendra

Avia Solutions Group – įmonių grupė, teikianti itin plataus spektro su aviacija susijusias paslaugas, kurios biurai išsibarstę po visą pasaulį. Iki šiol naudotos komunikacijos platformos kėlė nemažai rūpesčių dėl nepakankamo saugumo ir efektyvumo. Avia Solutions Group (ASG), padedant Atea, pavyko įsidiegti Microsoft Lync bendros komunikacijos platformą ir atsisakyti visų kitų įrankių.

Komunikacijos vizija atvedė prie Microsoft Lync

Atėjo metas, kai nebe IT vadovas, o darbuotojai sprendžia, kokias darbo priemones naudoti. IT vadovo užduotis – sukurti tokią IT ekosistemą, kad darbuotojai būtų pasiekiami ir galėtų bendradarbiauti bet kur, bet kada, bet kuriuo darbui skirtu įrenginiu. Ta ekosistema turi būti saugi, patikima, lengvai valdoma ir, svarbiausia, patraukli darbuotojui. Tokią komunikacijos viziją turi ASG IT vadovas Edmundas Vasonskis.

Anksčiau ASG nuotolinei komunikacijai šalia vaizdo konferencijų sistemos naudojo Skype, kurią rinkosi dėl šios programos populiarumo tiek visuomenėje, tiek tarp klientų. Tačiau Skype nėra skirta verslui – jos negalima valdyti, pavyzdžiui, įdiegti organizacinės struktūros, atskirti vidų nuo išorės, apsaugoti turinio. Skype veikia „peer-to-peer“ principu, ji net gali eikvoti įmonės išteklius pašaliniams reikalams. „Juk kiekviena veikianti Skype programa yra ir ryšio mazgas kitiems vartotojams išorėje, o tai reiškia, kad įmonės kompiuteriu ir interneto ryšiu naudojasi visiškai su įmone nesusiję vartotojai, jau nekalbant apie virusų riziką“, – Skype problemas nurodo E. Vasonskis.

Susikūrusi aiškią viziją ir analizuodama problemas bei galimybes ASG IT komanda artėjo prie sprendimo. Apsispręsti padėjo ir konsultacijos su partneriais. „Apie Microsoft Lync privalumus Lietuvoje kalbame jau seniai ir per vieną Atea Action konferenciją E. Vasonskis, tikrai inovatyvus IT vadovas, šią žinutę išgirdo ir įvertino. Galima sakyti, nuo tada ir prasidėjo diskusijos, planavimas“, – projekto pradžią prisimena Atea IT sprendimų departamento direktorius Vytautas Kelmelis.

„Viena svarbiausių priežasčių diegti Microsoft Lync buvo galimybė ją integruoti su kitais komunikacijos kanalais, taip pat ir mūsų naudojama LifeSize vaizdo konferencijų sistema. Tai padėjo įgyvendinti mūsų viziją – sukūrėme aplinką, kurioje darbuotojui nereikia galvoti, kokią priemonę susitikimui naudoti – gali rinktis bet kurią”, – teigia E. Vasonskis.

Paruošta IT infrastruktūra – lengvas diegimas

Pirmasis Microsoft Lync diegimo etapas truko trumpai, nes buvo gerai padaryti namų darbai. „Sunkiausia yra susiplanuoti, kai kažko nežinai. Čia labai pagelbėjo Atea konsultantai: parodė visas rizikas, niuansus, – prisimena E. Vasonskis. – Tai padėjo nusistatyti kryptį, išvengti blaškymosi – pradėdami jau turėjome aiškią viziją. Priešingu atveju būtų tekę daryti, griauti ir perdarinėti.“

„Microsoft Lync diegimas yra gana specifinis. Jį galima pradėti tik tinkamai sukonfigūravus visą IT infrastruktūrą“, – sako V. Kelmelis. Pasak IT specialisto, Microsoft Lync yra labai puikus IT infrastruktūros auditorius – jei IT infrastruktūra netvarkinga, Micosoft Lync įdiegti nepavyks.

„Šis atvejis dar kartą įrodė, kad jei kliento IT infrastruktūra konsoliduota, produktą įdiegti galima labai greitai ir lengvai“, – sako jis. ASG ir Atea pakako iki 10 valandų konsultacijų, kad išsiaiškintų niuansus ir sukurtų tinkamiausią diegimo planą. Visus techninius darbus ASG specialistai atliko patys.

Susitvarkyti IT infrastruktūrą įmonių grupei ASG prieš keletą metų taip pat padėjo Atea. „Tai yra pavyzdys, kai IT skyrius nebedirba „gaisrininkais“, o gali užsiimti pokyčiais, didinančiais verslo produktyvumą. Ir verslo vadovai tai aiškiai mato, – džiaugiasi E. Vasonskis. – Prieš keletą metų mūsų IT specialistai buvo tiesiog paskendę kasdieniuose darbuose – jie dirbdavo tik tam, kad sistemos nesustotų. O kai infrastruktūra konsoliduota ir valdoma, dirbame su naujais projektais, tokiais kaip Lync ir kitais, suteikiančiais pridėtinės vertės verslui.“

Gali atsipirkti net per vieną nuotolinį susitikimą

Kaip vieną iš Microsoft Lync privalumų abu IT specialistai nurodo galimybę sistemą diegti atskirais moduliais. „Gali įdiegti branduolį, apsitvarkyti, o modulį mobiliesiems įrenginiams palikti ateičiai. Gali manevruoti – sistemos plėtrą planuoti

pagal poreikius ir galimybes“, – pasakoja V. Kelmelis. E. Vasonskis jį papildo: „Mažos pergalės irgi yra reikšmingos – tai svarbu tiek įmonės vadovui, tiek IT skyriui, galima greičiau parodyti teigiamus rezultatus, pelnyti vadovybės pasitikėjimą ir gauti reikiamą paramą tolesniems projektams. Juk žinome, kad jei kurios nors sistemos diegimas užtrunka, dažnai pasikeičia prioritetai, baigiasi pinigai ir vadovų kantrybė.“

Ar įmanoma įvertinti Microsoft Lync naudą skaičiais? Komunikacijos priemonių naudą gali atskleisti sutaupytas kelionėms skirtas laikas ir pinigai, greičiau priimami sprendimai, sumažėjusios sąnaudos pokalbiams telefonu. Realybėje nauda priklauso nuo praktinio įdiegtų sistemų naudojimo.

V. Kelmelis prisimena vieną iš pirmųjų diegimų, kai Lync dar vadinosi Office Communication Server. Vienos tarptautinės įmonės valdybos posėdžiai rotacijos principu vykdavo vis kitame jos biure skirtingose valstybėse. Bendros komunikacijos sistema šioje įmonėje dar nebuvo sulaukusi palaikymo iš vadovybės, bet IT vadovas ją įdiegė savo iniciatyva. 2010-aisiais valdybos susitikimas turėjo vykti Lietuvoje, bet tuo metu Islandijoje išsiveržė ugnikalnis ir lėktuvų skrydžiai sutriko.

Štai čia ir sužibėjo IT vadovas, pasiūlęs surengti posėdį naudojant Microsoft Office Communicator įrankį iš darbo vietų, aerouostų ar net namų. Po susitikimo iškart buvo iškeltas klausimas, kurių galų iki šiol skraidoma į posėdžius. Įmonė paskaičiavo, kad vienas toks nuotolinis susitikimas atpirko investiciją į sistemą.

„Tikriausiai atėjo metas, kai žmogaus laikas kainuoja brangiau nei IT infrastruktūra, – sako V. Kelmelis. – Tikslias sąmatas kiekviena įmonė turėtų pasidaryti pati, bet skaičiuojant empiriškai Microsoft Lync gali sutaupyti 10–15 proc. komunikacijai skirto laiko. Paprastai vidutinio dydžio įmonei (50–100 darbuotojų) su keletu nutolusių biurų Lync atsiperka per trejetą mėnesių.“