Diplomatai – vieni iš pirmųjų viešajame sektoriuje naudojasi vieningos komunikacijos teikiamais privalumais

Kaip užtikrinti operatyvų darbą didelėje organizacijoje, kurioje sprendžiama gausybė klausimų, ir kiekvieno iš po visą pasaulį išsibarsčiusių darbuotojų nuomonė gali būti labai svarbi? Ir kartu kaip neužversti darbuotojų atitraukiančiais darbais, kad jie galėtų susitelkti į savo prioritetines užduotis? Kaip daug keliaujančius darbuotojus padaryti visuomet pasiekiamus, tačiau užklausų gausa nesukelti įtampos ir chaoso? Užsienio reikalų ministerija išsprendė šias problemas įsidiegusi pažangiausią vieningos komunikacijos sprendimą – „Microsoft Lync Server 2010“.

Užsienio reikalų ministerija (URM) – tai tūkstančio diplomatų ir tarnautojų organizacija. Pusė jos narių atstovauja mūsų šaliai 58 diplomatinėse ir konsulinėse atstovybėse kitose šalyse. Vieninga komunikacija tarp visų darbuotojų yra kritinė sąlyga efektyviam URM darbui: čia dažnai tenka veikti itin operatyviai, o sprendimus priimti nedelsiant. Nepriklausomai nuo to, kokius komunikacijos kanalus naudoja kolegos: el. laiškus, dokumentus, skambučius, užduotis ar protokolus.

Užduotis – pagerinti komunikaciją

„Mums, IT departamentui, buvo iškelta užduotis pagerinti kasdienę komunikaciją tarp URM sistemos darbuotojų visame pasaulyje: ambasadų, konsulatų, misijų ir pačios ministerijos, – pasakoja Jonas Skardinskas, URM Informacinių technologijų departamento direktorius. – Siekėme, kad atstumas, laiko juostų skirtumas ir didelis darbuotojų mobilumas nestabdytų darbo tempo“.

Padedant ATEA, URM buvo įdiegta vieningos komunikacijos platforma „Lync Server 2010“. Buvo įdiegtas visas „Office Communication Server“ funkcionalumas: P2P bendravimas (trumposios žinutės, vaizdo/garso pokalbiai), daugiašalės vaizdo/garso konferencijos, numatoma integracija su PBX stotimi. „Lync Server 2010“ buvo integruotas su URM naudojamomis „Exchange“ ir „Sharepoint“ sistemomis, kurios veikdamos drauge vartotojams suteikia dar daugiau efektyvios komunikacijos galimybių.

Integracijos vertė

„Daugiausia vertės mums suteikė „Lync“ integracija. Kolegos tapo realiai pasiekiami čia ir dabar“, – sako p. Skardinskas. Ir pateikia pavyzdį: atsidarius tekstinio dokumento ypatybes, jose ne tik nurodomas dokumento autorius, bet ir iškart siūloma su juo sukontaktuoti per internetinį pokalbį (chat – angl.). Matyti asmens statusas: ar jis prisijungęs, ar gali šiuo metu kalbėtis. Jei taip, jau po kelių akimirkų turėsite atsakymą į užklausą dėl konkretaus dokumento. Jei ne „Lync“, darbuotojas turėtų skambinti minėtam dokumento rengėjui, prisistatyti, paaiškinti, dėl kurio dokumento kilo klausimų, laukti, kol kolega susiras tą dokumentą ir atsakys.

Panašių integracijos pavyzdžių, kuriais naudojasi URM darbuotojai, p. Skardinskas gali pateikti daug. „Svarbiausia, kad kiekvienas iš mūsų turi galimybę susisiekti su bet kuriuo kitu kolega ar keliais, ir iš karto eiti prie reikalo. Be įžangų – kas, kur, kada. Šį darbą atlieka sistemų integracija“, – pastebi URM atstovas.

„Lync“ saugo komunikacinių veiksmų istoriją. Todėl darbuotojai turi galimybę prisiminti seniau vykusio komunikavimo veiksmus, nekyla diskusijų dėl to, kas ką anksčiau yra sakęs. Taip pat nereikia kartoti jau išsakytų nuomonių. Visa tai taupo žmonių laiką ir leidžia atlikti daugiau užduočių.

Pasiekiamumą valdo patys

Komunikacija „Lync“ platformoje yra koduojama, atitinka aukštus saugumo reikalavimus. Bendradarbiavimas internetu mažina tarpautinių pokalbių srautus, taigi taupo lėšas.

Vartotojai gali valdyti savo pasiekiamumą: nenorėdami, kad juos šiuo metu trukdytų, atitinkamai pažymi savo statusą. Tokiu būdu kolegos į jį kreipsis tik tuomet, kai jis vėl nuspręs būti pasiekiamas. Arba matydami, kad kolega išvykęs, jo bendradarbiai nesitikės greito atsakymo, todėl negaiš laiko bereikalingai laukdami. „Sistema leidžia ir efektyviai „multitaskinti“, ir fokusuotis“, – pabrėžia p. Skardinskas.

„Microsoft Lync Server 2010“ sprendimas ir integracija su kitomis sistemomis pakėlė URM kasdieninę komunikaciją į naują lygį. Ponas Skardinskas tiki, kad ateityje neišvengiamai taip turės dirbti ir kitos valstybės institucijos, ypač bendradarbiaudamos tarpusavyje. Tuo tarpu URM žvelgia į priekį ir planuoja naujas integracijas (su IP telefonija, išmaniaisiais telefonais), kurios dar labiau sumažintų daug keliaujančios organizacijos išlaidas ir įgalintų darbuotojus efektyviai dirbti ne tik savo darbo vietose, bet ir bet kuriame pasaulio taške