Efektyviam svarbių projektų įgyvendinimui – modernizuota sistema

Efektyviam svarbių projektų įgyvendinimui – modernizuota sistema

EFEKTYVIAM SVARBIŲ PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMUI – MODERNIZUOTA SISTEMA

Vienu metu Centrinė projektų valdymo agentūra administruoja apie 100 Vidaus saugumo fondo projektų. Itin svarbiems projektams būtinas nenutrūkstamas informacinių sistemų darbas. Sklandi jų veikla ne tik supaprastina darbą vartotojams, bet ir padeda greičiau įgyvendinti projektus.

Centrinė projektų valdymo agentūra (CPVA) yra atsakinga už kompleksinių projektų valdymą. Europos Komisija, skirdama Lietuvai pinigų Vidaus saugumo fondo (VSF) įgyvendinimui, įpareigojo sukurti atskirą VSF informacinę sistemą (IS), kuriai taikomi specifiniai reikalavimai. Sistemos kūrėjai sukūrė kompleksinį įrankį, įtraukiantį daug dalyvių: pareiškėjų, vykdytojų, fondą administruojančių institucijų atstovų. Be to, VSF IS turi užtikrinti ir atlikti įvairias specifines funkcijas: sujungti VSF dalyvius, kaupti duomenis ir dokumentus, stebėti ir analizuoti situaciją, teikti informaciją, planuoti ir stebėti rodiklius, vykdyti duomenų paiešką, valdyti rizikas ir generuoti ataskaitas. Taigi užduotis – ne iš lengvųjų.

PRIORITETAI – SKAIDRUMAS IR EFEKTYVUMAS

Vienas svarbiausių sistemai keliamų reikalavimų – tikslus duomenų perdavimas. Anot CPVA vyresniojo projektų vadovo Mindaugo Laurynaičio, informacinės sistemos vaidmuo ypač svarbus visais VSF projektų įgyvendinimo etapais. „Darbas su informacinėmis sistemomis visuomet labai atsakingas. O kai tenka sujungti daug vartotojų – užduotis tampa iššūkiu. Todėl kasdien ieškome būdų, kaip esamus procesus labiau patobulinti, kad jie palengvintų vartotojų darbą ir užtikrintų į sistemą suvedamų duomenų tikslumą“, – kasdieniais rūpesčiais dalijasi p. Laurynaitis. Bene daugiausia darbo reikalauja paraiškų ir pirkimo dokumentų vertinimas, prašymų išlaidoms apmokėti/ išlaidų deklaracijų nagrinėjimas. p. Laurynaitis atkreipia dėmesį, kad prašymų išlaidoms apmokėti /išlaidų deklaracijų nagrinėjimo procesas yra vienas svarbiausių, nes vertinama, ar projekto įgyvendinimo metu patirtos išlaidos yra tinkamos finansuoti Vidaus saugumo fondo lėšomis.

Į PAGALBĄ VARTOTOJUI

Siekiama, kad IS ne tik palengvintų administracinį procesą, bet ir būtų patogi vartotojams. Nuolatiniai teisės aktų pakeitimai ir funkcionalumo tobulinimai sistemoje reikalauja reguliaraus VSF IS modernizavimo, tad vartotojų patogumui buvo supaprastinti kai kurie procesai. „Buvo automatizuotas atmestos paraiškos grąžinimas į finansuotinų projektų sąrašą, taip pat dokumentų, integruotų su CPVA turima duomenų valdymo sistema, siuntimas“, – detalizuoja p. Laurynaitis. Iki šiol CPVA siunčiami dokumentai sistemos dalyviams buvo pateikiami paštu arba el. paštu, prieš tai juos nuskenavus rankiniu būdu. Po patobulinimo dokumentas užregistruojamas ir perduodamas į VSF IS, kurioje jis išsaugomas ir persiunčiamas el. laišku adresatui. „Atsisakėme rankų darbo ir taip sumažinome kaštus. Taip pat supaprastinome dokumentų pateikimą ir pildymą: parengiamos tarpinės ir galutinės ataskaitos, kurios palengvina pareiškėjams duomenų apie projektą pateikimą CPVA, o siunčiami elektroniniai dokumentai projekto vykdytojus pasiekia nedelsiant“, – modernizuotos IS privalumus vardija CPVA atstovas.

PANEIGĖ STEREOTIPUS IR MODERNIZAVO

Modernizavimo metu buvo įgyvendinta daug pakeitimų – nuo labai smulkių (pavyzdžiui, įkeliamo failo dydžio apribojimas) iki sudėtingų (VSF IS siunčiamų dokumentų modulio integravimas su CPVA dokumentų valdymo sistema). Todėl Atea projekto komanda šiam projektui naudojo „Agile“ projekto valdymo metodiką. Anot Valdo Medelinsko, Atea programavimo projektų vadovo, visi atliekami pakeitimai buvo vykdomi lygiagrečiai. „Paneigėme stereotipą, kad sistemas gali prižiūrėti ir jas tobulinti tik IS sukūrusios įmonės. Tai ne pirmas atvejis, kai klientams padedame sutvarkyti sistemos kodą, išspręsti veikimo spragas, apie kurias nebuvo pagalvota kuriant sistemą. Tai nėra paprasta – reikia greitai orientuotis, išsiaiškinti, kas, kaip ir kodėl buvo padaryta, kad diegiant naujas funkcijas nesugadintume nepastebėtų ar susijusių dalykų“, – modernizavimo iššūkiais dalijasi projektų vadovas.