Gera analizė – trigubai mažiau darbo

Gera analizė – trigubai mažiau darbo

Nuolatinė naujų veiklos gerinimo sprendimų paieška pastūmėjo „Kauno energija“ (KE) modernizuoti duomenų surinkimo procesą, kuris pakeitė rankų darbą ir užtikrino tikslesnius duomenis. KE šilumą teikia daugiau nei 115 000 vartotojų Kauno rajone ir Jurbarke, didžiąją dalį jų sudaro namų, butų ūkiai ir tik keli procentai juridinių asmenų. Kiekvieną mėnesį, atsižvelgiant į skirtingus rodiklius, siekiama kuo tiksliau išrašyti sąskaitas už šilumos suvartojimą. Rimas Perevičius, KE pardavimų ir vartotojų aptarnavimo departamento direktorius, įsitikinęs, kad norint suformuoti šilumos apskaitos aktą reikia gauti kuo tikslesnius kiekvieno pastato šilumos suvartojimo duomenis.

„Deja, kolektorinėmis šildymo sistemomis pasigirti gali ne kiekvienas mūsų aptarnaujamas pastatas. Tai sukelia nemažų problemų duomenų surinkimo ir jų apdorojimo procese. Kiekvieną mėnesį KE pasiekdavo iki devynių skirtingais kanalais pateikiamų šilumos suvartojimo ataskaitų, kurias reikėdavo importuoti į kitas sistemas galutiniam šilumos sunaudojimo apskaitos aktui sudaryti. Duomenis įmonė gauna įvairių lentelių formatu, užregistravus el. svetainėje, o kartais net paskambinus telefonu. Pastarojo būdo stengiamasi vengti, tačiau kai kurių, ypač vyresnių gyventojų, įpročius sunku pakeisti – ignoruojant galima visiškai prarasti duomenis. Paskutinis proceso žingsnis – pagal pateiktus duomenis kiekvienam vartotojui paruošti kuo tikslesnes šilumos suvartojimo sąskaitas. Prieš įdiegiant naują sistemą, KE vyravo rankinis darbas, kuris reikalavo papildomai prisidėti kitus įmonės skyrių darbuotojus. Įprastai prie gaunamų ataskaitų dirba apie 15 darbuotojų, tačiau laiko limitas (sąskaitas paruošti privaloma per 5–7 dienas) ir iki 120 000 skaičiuojamų
skirtingų ataskaitų importavimo, reikalaudavo visos įmonės pagalbos. Svarbus faktas, kad kiekvienos sąskaitos ruošimas susideda iš skirtingo įkainio vartotojui, kurį lemia vis kitokie veiksniai: PVM, lengvatinis PVM, kompensacijos ar delspinigiai. „Modernizavus duomenų surinkimo ir apdorojimo sistemą, kai gauti duomenys iš karto importuojami, sutrumpino duomenų skaičiavimo terminą nuo 5 iki 1,5–2 dienų“, – džiaugiasi KE aptarnavimo departamento direktorius. Pasak jo, „Atea“ įdiegta sistema supaprastino ir pagreitino duomenų surinkimo procesą ir sudarė sąlygas dar geresnei duomenų kokybei.

IŠSPRĘSTAS
ANALITIKOS UŽDAVINYS

„Atea“ programavimo padalinio vadovas Dovydas Jarukaitis sako, kad šiame projekte svarbiausia dalis – analitika. KE duomenų surinkimo procesai sudėtingi, reikalaujantys detaliai įsigilinti į darbuotojų ir vartotojų lūkesčius. Viena pagrindinių įmonės veiklos ypatybių – skirtingi skaitliukų tipai, kurie lemia pagrindinį vaidmenį ruošiant ataskaitas. Nepaisant to, kad panašus programos modulis egzistavo ir anksčiau – pastaruosius 10 metų visgi vyravo žmogiškasis darbas, grįstas „keturių akių“ principu. Didžioji dalis duomenų atsitiktiniu būdu būdavo parenkami ir pakartotinai patikrinami. Deja, toks principas nepasiteisino, nes nukentėdavo dalis gaunamų duomenų. D. Jarukaitis neslepia, kad projekto įgyvendinimas užtruko maždaug 10 mėnesių, įdiegiant sistemą atsirasdavo vis naujų įžvalgų, pasiūlymų, kuriuos reikėdavo integruoti į projektą. Svarbiausia – sukurtas sprendimas padėjo sutrumpinti rankiniam darbui skiriamą laiką. Dabar duomenys savaime suvedami į naują sistemą, o įtartinos vietos pažymimos pakartotinei specialisto patikrai.

SKAITMENINĖS ORGANIZACIJOS
PAMATAI

Akivaizdu, kad duomenų surinkimo procesas ateityje bus visiškai automatizuotas ir skaitliukų duomenys internetu pateks tiesiai į apskaitos sistemą. Šiuo metu KE inicijuoja bandomąjį projektą. Dešimtyje namų sumontuota speciali technika, automatiškai siunčianti pastatų šilumos skaitliukų rodmenis į KE būstinę. Siekiant geriausio rezultato, stengiamasi išnaudoti modernizuotos sistemos funkcionalumą. Ateityje planuojama sukurti specialias mobiliąsias aplikacijas darbuotojams, leidžiančias formuoti užduotis realiu laiku ar sekti patį kontrolierių.