Kaip tausoti savo ir kolegų brangų laiką?

Kaip užtikrinti efektyvią komunikaciją didelėje dinamiškoje organizacijoje, kurioje sprendimus tenka priiminėti labai operatyviai? Ir kartu kaip užtikrinti, kad į klausimų sprendimą įtraukdami kitus kolegas, netrukdytume pastariesiems dirbti savo darbų? MAXIMA įmonių grupė, išbandžiusi „Microsoft Lync Server 2010“, jau žino atsakymus į šiuos klausimus.

Svarstydami, ar verta diegtis pažangiausiu vadinamą vieningos komunikacijos sprendimą – „Microsoft Lync Server 2010“, MAXIMA grupė atliko preliminarius skaičiavimus. Romas Butkevičius, bendrovės IT valdymo centro vadovas, pasakojo, kad diegimui buvo apsispręsta suskaičiavus, jog dėl sumažėjusių kelionių išlaidų investicijos į programinę įrangą atsipirktų per pirmuosius metus.

„Apskaičiavome tik tų komandiruočių, kurias bus galima pakeisti nuotoliniu bendravimu, išlaidas. Bet naudos planuojame gauti ir iš to, kad bus padaroma daugiau darbų, kurie dabar galbūt stringa dėl to, kad neturime galimybės kaskart vykti į kitą šalį spręsti“, – sakė R. Butkevičius.

Pilotinio projekto metu MAXIMA įmonių grupėje „Lync 2010“ buvo įdiegtas dešimtyse darbo vietų. „Lync 2010“ pradėjo naudoti grupės įmonių direktoriai, aukščiausios bei vidurinės grandies

vadovai, taip pat IT padalinio darbuotojai. Grupės įmonės veikia Lietuvoje, Latvijoje, Estijoje ir Bulgarijoje.

ATEA konsultavo klientą IT architektūros klausimais, padėjo įdiegti pačią sistemą.

Valdo pasiekiamumą

„Lync 2010“ vartotojai gali valdyti savo pasiekiamumą: nenorėdami, kad juos šiuo metu trukdytų, atitinkamai pažymi savo statusą. Tokiu būdu kolegos į vartotoją kreipsis tik tuomet, kai jis vėl nuspręs būti pasiekiamas. Arba matydami, kad kolegos šiuo metu nėra darbo vietoje, jo bendradarbiai nesitikės greito atsakymo, todėl negaiš laiko bereikalingai laukdami. Lync yra integruojamas su Exchnage kalendoriumi, todėl kalendoriuje numatyto susitikimo metu vartotojo užimtumo statusas Lync lange pasikeičia automatiškai.

„Iki šiol dažnai būdavo taip, kad skambini kolegai, o jis tuo metu negali kalbėti. Kai jis perskambina, tuomet negali kalbėti pats. Kiek vėliau vėl bandai skambinti, vėl nekelia, rašai el. laišką, jokio atsakymo, po kiek laiko vėl skambini – kolega numeta ragelį. Ir taip gaudom vieni kitus rizikuodami įkyrėti ir likti neišsprendę rūpimo klausimo“, – situacijas, būdingas bet kuriai organizacijai, šaržuoja R. Butkevičius.

Jo teigimu, „Lync 2010“ leidžia išvengti pertraukiančių skambučių ir kartu leidžia „pagauti“ kolegą jam tinkamiausiu metu. Matydamas „Lync 2010“ vartotojo užimtumo statusą, kolega pasirinks tinkamiausią kontaktavimo būdą: skambinti, rašyti žinutę ar el. laišką. „Taip tausojame savo ir savo kolegų brangų laiką, jo nešvaistome atitraukinėdami vieni kitus nuo darbų“, – pabrėžia MAXIMA grupės atstovas.

Kodėl MAXIMA įmonių grupė vidiniam bendradarbiavimui nenaudoja „Skype“? „Ši programa yra nesaugi, neatspari virusams, nėra galimybės užtikrinti kokiais kanalais ir kaip keliauja įmonės informacija“, – sako R. Butkevičius. Jo teigimu, dėl šių priežasčių „Skype“ yra netinkamas korporatyviniam darbui. Tuo tarpu komunikacija „Lync 2010“ platformoje yra koduojama, atitinka aukštus saugumo reikalavimus.

„Microsoft Lync Server 2010“ yra įdiegtas bendrovės pasitarimų kambariuose. Šiuo metu testuojamas vaizdo įrašymo funkcionalumas, leidžiantis įrašyti susirinkimą, prezentaciją, o įrašą peržiūrėti susirinkime dalyvauti negalėjusiems kolegoms. „Lync 2010„ yra įdiegta darbalaukio ir taikomųjų programų bendrinimo funkcija, „PowerPoint“ nusiuntimai ir įvairių interaktyviosios lentos funkcijų, įskaitant galimybę kopijuoti ir įklijuoti atvaizdus ir kitą turinį.

ATEA yra pirmaujanti „Microsoft“ vieningos komunikacijos sprendimų diegėja Baltijos šalyse. „Microsoft Lync Server“ arba ankstesnės versijos sistemą „Microsoft Office Communication Server“ ATEA įdiegė įvairaus dydžio valstybinėms ir verslo organziacijoms. Dabar Užsienio reikalų ministerija efektyviau bendrauja su ambasadomis, „Carlsberg Baltic“ vadovai techninius klausimus sprendžia nepalikdami savo alaus daryklų, „Kelprojekto“ inžinieriai greičiau susiderina brėžinius bei sąmatas, Vilniaus apskrities policininkai daugiau laiko skiria nusikaltimų tyrimams, o Klaipėdos LCC universitetas moko studentus nuotoliniu būdu. Įdiegus vieningos komunikacijos sprendimus, darbas organizacijose tampa produktyvesnis