„Microsoft Lync“ leidžia valstybės tarnautojams dirbti iš namų. Efektyviau.

Įprastą telefono ryšį iš kasdieninio gyvenimo baigia išstumti mobilieji telefonai, o pastaruosius sėkmingai keičia išmanieji įrenginiai. Telefoninio pokalbio nebeįsivaizduojame be patogių papildomų funkcijų. Atrodo, kad pasiekta viskas, kas įmanoma. Tačiau, kaip elgtis daug stacionarių darbo vietų turinčioms įmonėms, kurios negali sau leisti švaistyti lėšų patogioms, bet nepigioms ir išmanioms paslaugoms?

Projektų vykdymą Lietuvoje koordinuojančioje Centrinėje projektų valdymo agentūroje (CPVA) dirba apie 300 įvairių pareigybių specialistų. Čia be paliovos skamba miesto ir vidiniai telefonai. Nei vienas darbo procesas neturi teisės sustoti, tačiau nusprendžiama 100% atsisakyti įprasto telefoninio ryšio. Skelbiamas konkursas, po kurio nebeliks nei vieno įprasto telefono, o naujai integruota komunikacijos platforma sujungs visus skambučius, mobiliuosius, žinutes, elektroninį paštą, darbuotojų kalendorius ir vaizdo konferencijas į vieną vieningą sistemą Microsoft Lync Server2010.

„Kadangi turima telefono stotelė jau netenkino nei funkcionalumo nei plėtros poreikių, toks kokybinio pokyčio poreikis brendo jau seniai. Sprendimą pasirinkti Lync platformą sąlygojo ir tai, kad jau turėjome išvystytą Microsoft infrastruktūrą – naudojome naujausius MS Project Server, MS SharePoint Server, MS Exchange ir kitas sistemas, kurios labai efektyviai integruojamos su Lync platforma ir suteikia plačias komunikavimo ir bendradarbiavimo galimybes. Taip pat buvo paskaičiuota, kad papildomos investicijos į naują komunikacijos platformą nebus tokios didelės lyginant, jei pradėtume viską nuo nulio”, – pasakoja Andžej Trachimovič, CPVA Technologijų skyriaus viršininkas.

Kaip efektyviai migruoti į Lync įstaigai su visais 300 darbuotojų?

Pagrindinis iššūkis visiems projekto dalyviams – pirmas tokios apimties projektas Lietuvoje. Projekto įgyvendinime dalyvavo CPVA Technologijų skyriaus darbuotojai, Atea, o taip pat AB TEO LT ir UAB „Telefonservis“ specialistai. Pirmoji patirtis visuomet būna įdomi ir naudinga. „Nors naujovės diegimas įvyko greitai (apie 2 mėn.), nuo idėjos iki galutinio projekto įgyvendinimo užtrukome apie 5 mėnesius. Diegimas vyko 3 etapais: pirmu etapu pagal iš anksto parengtą ir suderintą planą buvo vykdomi pačios Lync platformos diegimo, konfigūravimo ir testavimo darbai, antruoju etapu į jau paruoštą ir ištestuotą Lync platformą buvo numigruota apie 50 proc. darbo vietų, o dar po savaitės numigruota likusi dalis darbo vietų. Atsižvelgiant į tai, kad viskas buvo kruopščiai suplanuota, o perjungimo darbai buvo vykdomi savaitgaliais – CPVA darbuotojai ekstremalių sutrikimų nepajuto, tiesiog penktadienį išėjo iš darbo palikdami ant darbastalių senus analoginius telefonus, pirmadienį atėjus į darbą surado jau naujus Lync telefonus su daug daugiau funkcijų ir naujų galimybių. Iš karto po naujovės įdiegimo, visiems CPVA darbuotojams Lync platformoje buvo organizuoti nuotoliniai mokymai, kurie dar kartą įrodė šios sistemos efektyvumą – per 4 valandas, nuotoliniu būdu, buvo apmokyta apie 300 CPVA darbuotojų, kurie dalyvavo mokymuose net neišeinant iš darbo vietos“, – sako Andžej Trachimovič.

Darbai vyko tiek nuotoliniu būdu, tiek darbo vietose. Kritiniais momentais, tekdavo ne darbo metu stabdyti visą CPVA telefonijos darbą bei stebėti diegiamos sistemos veikimą gyvai – iš vartotojo perspektyvos. Taip buvo vykdomas telefono numerių perkėlimas į naują sistemą. Kadangi numerių buvo apie 300, tai perskirstyti juos rankiniu būdu, galėjo būti rizikinga. Supainioti telefono numerius būtų nedovanotina klaida. Migracijos metu telefono numeriai buvo priskiriami naudojant Lync Server Management Shell komandas, kurios automatiškai sugeneruodavo numerius iš Microsoft Excel formatu pateikto vartotojų sąrašo. Tradicinės telefonijos perjungimui į Lync Server 2010 buvo panaudota AB TEO LT teikiama SIP trunk paslauga. Nuo netikėto gedimo atvejų apsaugą užtikrino aukšto patikimumo technologijos. Kliento ir telefonijos paslaugų teikėjo pusėse buvo įrengti dubliuoti serveriai ir prisijungimo taškai. Gedimo atveju, antrasis taškas pilnai kompensuoja sugedusįjį, o sistema funkcionuoja be pertraukimo.

Šiuo metu visuose CPVA kompiuteriuose įdiegta Microsoft Lync 2010 programinė įranga, o pokalbiams naudojami specialūs Polycom CX600 telefono aparatai. Saugumą garantuoja šifruojamas TLS protokolas, kurio maršrutas nutiestas per atskirą optinę tinklo sąsają. Darbuotojams nebereikia įsiminti telefono numerių, kurie tiesiog pasirenkami iš globalaus kontaktų sąrašo pagal vardą ir pavardę.

Virtualūs pokalbiai apie 30% sumažino sąnaudas telefoniniams pokalbiams

CPVA Technologijų skyriaus viršininkas Andžej Trachimovič keliais žodžiais apibūdino projekto teikiamą naudą: „Virtualūs susirinkimai, greitos žinutės, konferenciniai audio ir video pokalbiai, apklausos, galimybė prisijungti iš bet kur ir bet kada – visa tai taupo laiką 300 darbuotojų. Galimybė dirbti tiesiai iš namų, padidina darbuotojų motyvaciją ir efektyvumą. Nors dažnai tenka skambinti į užsienį, nes agentūros ekspertai dalyvauja tarptautinėse mokymuose bei užsienio projektuose – sąnaudos telefoniniams pokalbiams sumažėjo net 30 proc. Jeigu anksčiau įvairiems susitikimams neužtekdavo dešimties susirinkimų kambarių, tai dabar jie gana laisvi, nes vis daugiau susitikimų persikelia į elektroninę erdvę”. Po sistemos įdiegimo daugiau bendraujama, o darbo procesas saugesnis ir efektyvesnis. Konferenciniai darbo grupės pokalbiai sujungia kelis vartotojus vienu metu iš skirtingų geografinių vietų. Jeigu negalima paskambinti dabar, galima palikti balso pranešimą.

Daug keliaujantys, vežasi su savimi mobilų ofisą kartu, o betarpišką nuotolinį bendravimą suteikia internetinės vaizdo konferencijos. Tiesioginė nauda – sutaupyti organizacijos pinigai ir efektyvus kiekvieno specialisto darbas. Tai vienas iš pavyzdžių, kaip gali būti investuojama į spartesnio bendravimo efektyvumą ir kaštus mažinančius sprendimus.