Office 365 Lietuvoje prigijo

Office 365 Lietuvoje prigijo

Prabėgo pirmi treji metai, kai Microsoft sukūrė ir pristatė klientams Office 365. Atea patirtis pateikiant šią naujovę Lietuvos ir kitų Šiaurės Europos šalių rinkoms praktiškai nesiskyrė nuo daugelio kitų naujų technologijų įvedimo. Pirmi metai – susidomėjimas ir nepasitikėjimas, antri metai – pripažinimas ir pokyčių planavimas, treti metai – pirmieji diegimai. Šiandien Office 365 populiarumas artėja prie lūžio taško – tiek smulkios įmonės, tiek didelės organizacijos supranta Office 365 naudą, o Atea darbų sąraše nuolat yra vykdomų ir planuojamų šio paketo diegimo projektų.

Skirtingi scenarijai – rezultatas tas pats

Šiame straipsnyje apžvelgsime tris skirtingus Office 365 pritaikymo ir diegimo atvejus.

Daug kas klaidingai mano, kad Office 365 pritaikomas tik smulkiajam verslui. Šią nuomonę puikiai paneigia Kauno technologijos universiteto (KTU) atvejis, įrodęs, kad Office 365 – tinkamas įrankis net institucijoms su keliolika tūkstančių vartotojų. Migravimo į Office 365 projekto sėkmę lėmė bendros Atea ir KTU IT komandos kompetencija.

Štai sparčiai augančiai bioenergetikos sprendimų įmonei Bioprojektas užteko kelių konsultacijų ir migraciją iš senos el. pašto sistemos kitame išoriniame duomenų centre bei diegimą įmonės specialistai atliko patys.

Aviakompanijos Avion Express situacija panaši į Bioprojekto – augantis verslas ir darbuotojų skaičius, tačiau šiuo atveju el. pašto sistema buvo laikoma ir prižiūrima nuosavoje infrastruktūroje. Be to, migracija ir diegimas buvo patikėti Atea specialistams.

Migracija su 14 tūkstančių vartotojų

Pakeisti sistemą, kuria naudojasi 14 tūkstančių vartotojų – nemenkas, bet įveikiamas iššūkis. KTU atvejis Rimui Kareivai, Atea IT sprendimų projektų vadovui, buvo įsimintinas, nes teko iš vienos Microsoft sistemos – Live@edu – pereiti į kitą – Office 365. Diegimą apsunkino ir tai, kad anksčiau universitetas Live@edu sprendimui naudojo Windows Active Directory, LDAP protokolą ir pačių sukurtus programinio kodo fragmentus. Bet dirbant kartu su iniciatyviais ir kūrybiškais universiteto IT specialistais, sistemų migravimo ir integravimo projektas pavyko sėkmingai.

„Office 365 universitetui atvėrė naujas papildomas galimybes: studentai pagal programą Student Advantage gali nemokamai naudotis Office Pro Plus biuro programinės įrangos paketu – t. y. Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Publisher, Access ir Lync – savo asmeniniuose kompiuteriuose“, – pasakoja KTU Informacinių technologijų infrastruktūros skyriaus vadovė Danutė Ambrazienė. IT specialistė džiaugiasi, kad nuo šiol universitete atsirado galimybė naudoti šiuolaikinį komunikacijos sprendimą Microsoft Lync Online, leidžiantį mokslo įstaigos bendruomenės nariams bendrauti tarpusavyje interaktyviai – rašyti vieni kitiems greituosius pranešimus, matyti pašnekovo užimtumą, užmegzti vaizdo konferencinį ryšį nepriklausomai nuo buvimo vietos ir laiko.

„Office 365 sprendimas praplėtė ir universiteto IT infrastruktūros galimybes, nes leidžia kurti įvairias svetaines komandiniam darbui Microsoft Sharepoint Online aplinkoje, greitai ir nesudėtingai dalytis aktualia informacija su mokslo bendruomene, net susikurti asmeninius tinklaraščius. Ateityje projektų vadybos studijoms planuojame panaudoti ir Project Online paslaugą“, – apibendrina D. Ambrazienė.

Daugiau, nei tikėtasi

Pasak Bioprojekto atsakingo už IT ūkį vadovo Irmanto Žemaičio, iki šiol įmonė naudojosi vieno iš Lietuvos duomenų centrų teikiama el. pašto paslauga, bet dėl įmonės plėtros prireikė aukštesnio lygio elektroninio pašto sistemos. Būtent tokia sistema – Microsoft Exchange Online – yra viena iš Office 365 dalių.

IT vadovo teigimu, sprendimą pereiti prie Office 365 lėmė paslaugos kaina ir lankstumas, galimybė sumažinti įmonės išlaidas programinei ir techninei įrangai, taip pat minimalus priežiūros poreikis. Paklaustas, ar nebuvo baisu atiduoti saugoti įmonės duomenis trečiosioms šalims, I. Žemaitis šypsosi: „Tikime, jog tokia kompanija kaip Microsoft neleis, kad duomenims kas nors nutiktų ir apsaugos juos nuo visų grėsmių.“

Kalbėdamas apie pokyčius perėjus prie naujosios sistemos, vadybininkas pasakoja: „Pokyčiai tik teigiami: 100 proc. pasiekiamumas iš bet kurios vietos, kur tik yra internetas, be to, visiems patinka pati Office 365 grafinė sąsaja, kuri yra patogi vartotojui – viskas po ranka. Puiki ir internetinė pašto tikrinimo Outlook Web App sistema – jautiesi lyg naudodamasis Microsoft Outlook. Taip pat patogi bei greita pagalbos sistema.“

Paprašytas apibendrinti patirtį su Office 365, I. Žemaitis teigia: „Gavome viską, ko tikėjomės, ir dar daugiau. Šaunu, kad Microsoft integruoja savo produktus ir perkelia į savo „debesijos“ paslaugas – vartotojams žymiai patogiau. Pagalbos komanda atsako į visus naujus licencijavimo ir apmokėjimo klausimus. Gavome ir visus Microsoft Exchange sistemos privalumus: organizacijos lygiu bendrinamus kalendorius, susirinkimų informaciją, globalias adresų knygutes. Taip pat sistemą naudojame įvairių išteklių paskirstymui tarp darbuotojų, apsikeitimui duomenimis viešuosiuose ir vietiniuose kataloguose.“ Bioprojekto specialistui pritaria ir R. Kareiva: „Office 365 įrankis skirtas žmonėms, kurie dirba su informacija. Pagrindinis jo tikslas – efektyviai išnaudoti šių žmonių darbo laiką.“

Geriausi pokyčiai – nepastebimi

Panašios priežastys lėmė ir Avion Express sprendimą pereiti prie Office 365. Įmonės IT vadovas Haroldas Mencas pasakoja, kad kompanijai sėkmingai augant teko ieškoti galingesnių sistemų. Įvertinus darbuotojų skaičių bei duomenų kiekį, Office 365 paslauga Exchange Online pasirodė esanti optimalus variantas.

Kalbant apie sėkmingą sistemų ir duomenų migraciją, kaip teigia R. Kareiva, geriausi sistemos pokyčiai yra tokie, kai vartotojas jų net nepastebi. Ir H. Mencas patvirtina šią mintį: „Kadangi dauguma vartotojų kompiuteriuose ir taip turėjo el. Laiškų valdymo programą Microsoft Outlook, dėl pasikeitusios el. pašto sistemos didelių pokyčių jie nepajuto. Tik sistemos administratoriams reikėjo priprasti prie internetinės valdymo sąsajos. Be to, turėdami geros patirties su Atea specialistais, pasitikėjome jų pažadu įvykdyti migraciją į Office 365 sklandžiai. Darbas buvo atliktas puikiai.“

Office 365 – įžvalgios įmonės ateitis

Office 365 tokias sistemas kaip Exchange, SharePoint, Lync teikia kaip paslaugas. Taip pat Office 365 licencijavimo sąlygos leidžia įsigyti Microsoft Office biuro programų paketą (Word, Excel, PowerPoint ir kitas) bei lanksčiau jį pritaikyti prie darbuotojų poreikių.

Office 365 licencijas įsigyti bei įsidiegti galima ir savarankiškai, bet per Atea tai daryti patogiau: kaip Microsoft partnerė, ji gali pasiūlyti mažesnes kainas. Dar vienas privalumas yra patogesnė apskaita – viena metinė sąskaita vietoje kasmėnesinio mokėjimo ir nuolatinio sąskaitų tvarkymo.

 Partnerystės su Microsoft statusas leidžia Atea klientams, turintiems daugiau kaip 150 darbo vietų, pasiūlyti ir nemokamas paslaugas: paslaugų diegimą, konfigūravimą, duomenų migraciją iš kitų sistemų. Dažnai Office 365 įmonės integruoja su kitomis savo sistemomis, todėl prieš integravimą tenka paruošti kitas sistemas bendram jų naudojimui su Office 365. Taigi klientas gauna dvigubą naudą – ir naują funkcionalumą, ir esamos IT infrastruktūros (pavyzdžiui, Active Directory, sertifikatų sistemos) sutvarkymą.

Office 365 ypač tinka švietimo įstaigoms: su minimaliomis investicijomis jų darbuotojai ir auklėtiniai gauna rimtų verslo sistemų lygio funkcionalumą, kuris leidžia dirbti su dokumentais ir kitu turiniu iš bet kokio kompiuterio, bet kokioje vietoje.