Produktyvumą biuruose palaiko Office 365

Produktyvumą biuruose palaiko Office 365

Šiuolaikinių biurų iššūkis – sutvarkyti darbo procesus taip, kad daugiau laiko būtų skiriama klientams, o ne laiką eikvojantiems darbams. Viena didžiausių Lietuvos spausdinimo paslaugų įmonė UAB Garsų pasaulis produktyvumo klausimą išsprendė įdiegusi naują įrankį.
Bendravimas elektroniniu paštu, susirinkimų organizavimas, dokumentų registravimas ir tvarkymas – kasdieniai įmonės darbai, atliekami panašiai kaip ir daugelyje kitų bendrovių. Tačiau, Garsų pasaulio (GP) Informacijos saugos vadovo Eugenijaus Baltrušaičio teigimu, šiems veiksmams anksčiau naudoti įrankiai nusidėvėjo – jie reikalavo intensyvaus IT personalo įsitraukimo bei nuolatinių investicijų į techninę įrangą. Dėl šių priežasčių buvo nuspręsta įvertinti kelias programinės įrangos paslaugos (SaaS) alternatyvas. Galiausiai nuspręsta pasikliauti Atea specialistų patarimais ir įdiegti Office 365.
Įdiegus Office 365 išsisprendė ir elementarios funkcinės bėdos, pavyzdžiui, dalijimasis kalendoriumi su kolegomis. Iki šiol ši užduotis užtrukdavo ilgiau ir reikėdavo, kad į ją įsitrauktų IT specialistas. Vidinį įmonės turinį – intranetą bei turinio valdymo sistemą su Sharepoint įrankiais – p. Eugenijus su komanda kūrė savo ištekliais. Naujoji dokumentų valdymo sistema taip pat yra gerokai patogesnė – pradedant paieškos funkcionalumu, paprastu teisių valdymu, baigiant nuorodų į dokumentus dalijimosi galimybe. Su Sharepoint sukurtas iš išorės pasiekiamas savitarnos portalas klientams. Nuolatiniai klientai užsakymus pildo patys, čia pat jie gali stebėti ir užsakymų būklę, taip pat gauti suasmenintą GP informaciją.
Įdiegus Office 365 sumažėjo poreikis investicijoms į nuosavą IT infrastruktūrą: serverius, duomenų saugyklas, vidinį tinklą. Lengviau atsikvėpė ir IT specialistai – nuo šiol jie gali daugiau laiko skirti kitiems IT projektams plėtoti. „Vienas teisingas sprendimas padėjo išspręsti dvi nuolatines bėdas: darbo produktyvumo klausimą ir subalansavo IT sąnaudas“, – reziumavo GP Informacijos saugos vadovas Eugenijus Baltrušaitis.
Produktyviau ir saugiau su mažesnėmis sąnaudomis
GP veikla skirstoma į dvi dalis – komercinę spaudą ir saugiųjų dokumentų bei saugiųjų dokumentų blankų spaudą. Komercinės spaudos produktus matome kiekvieną dieną, t. y. etiketės, kartoninės pakuotės, atvirukai, reklamos gaminiai ir kita panašaus tipo spauda. Saugios spaudos gaminių spausdinimas – tai dokumentų, kurie yra vertingi juos turintiems asmenims, gamyba. Kitaip tariant, saugi spauda – pasai, tabako ir alkoholio banderolės, vizos, ID kortelės, vairuotojų pažymėjimai, pašto ženklai ir kt. Dokumentų blankus ir kitą produkciją GP gamina ne tik Lietuvai – klientai išsibarstę visame pasaulyje: nuo šalių pietų ar vidurinėje Azijoje, iki šalių Europoje, Afrikoje ar centrinėje Amerikoje. Visoms šioms veikloms ir gamybai keliami ypač aukšti saugumo ir kokybės reikalavimai.
Vienas pagrindinių Office 365 privalumų – saugumas. Bet kuriame pasaulio taške esantys darbuotojai, kurie keliauja ar dirba iš namų, gali be jokių didelių apribojimų jungtis prie sistemos. Esant poreikiui, yra galimybė riboti vartotojo prisijungimą pagal IP adresą, vietą ar įrenginius.
Funkcionalus ir paprastas sprendimas
Atea sistemų architektas Nerijus Pažereckas pasakoja, kad jo darbas diegiant Office 365 apsiribojo keliomis demonstracijomis ir konsultacijomis: „Tereikėjo parodyti kelis migravimo būdus iš senosios pašto sistemos į naująją ir toliau klientas viską atliko savarankiškai. Daugumą diegimo darbų GP atliko patys. Iškilus klausimų konsultuodavosi, o pats diegimo procesas klientui leido geriau susipažinti su Office 365 galimybėmis.“
GP viena iš daugelio vidutinio dydžio įmonių, pasirinkusių Office 365 produktyvesniam darbui. Microsoft produkciją platinančios Baltijos šalyse UAB TVG vadovas Aleksandras Brazionis pažymi, kad šiuo metu klientai Lietuvoje svarstydami apie naujus IT sprendimus pabrėžia kainos, funkcionalumo ir patikimumo svarbą. Todėl Microsoft programinės įrangos paslaugos, teikiamos per Office 365 ir Azure platformas, sulaukia ypač daug dėmesio.