Verslo žinios: Verslas auga! IT – padeda ar trukdo?

Verslo žinios: Verslas auga! IT – padeda ar trukdo?

2018-10-25
Kai verslas auga, atsiranda kitų iššūkių: kaip išnaudoti rinkos galimybes, išpildyti klientų poreikius, kuo greičiau pristatyti užsakymus. Visas dėmesys nukreipiamas į klientus ir ribotus resursus. Verslo augimo fazėje kinta ir IT vaidmuo. IT organiškai skverbiasi į tokias sritis kaip klientų aptarnavimas, pardavimai ar verslo strategija, o progresyviose įmonėse tampa ne idėjų įgyvendinimo, o jų kūrimo varikliu. Kaip augančioms smulkiojo ir vidutinio verslo bendrovėms išnaudoti visas IT teikiamas galimybes, kad technologijos nestabdytų veiklos, o kaip tik padėtų augti greičiau?

Patirtis rodo, kad IT vaidmuo įmonėse ir organizacijose labiausiai priklauso ne nuo bendrovės dydžio, o nuo taikomų veiklos valdymo praktikų ir naudojamų verslo modelių. Galioja dėsnis: kuo geriau susistemintos veiklos valdymo praktikos ir kuo aiškesnis verslo modelis veikia, tuo didesnę svarbą tokių įmonių veiklos sėkmei turi IT. Tiesa, lemiamos reikšmės technologijų diegimui turi ir vidinis įmonės mikroklimatas. Pastarasis priklauso nuo daugybės faktorių, pavyzdžiui, darbuotojų kompiuterinio raštingumo, vadovybės požiūrio į IT naudojimą, įmonės finansinės situacijos, patirties naudojant IT praeityje, IT specialistų kompetencijos.

Pirmiausia – IT ir CEO dialogas

Tenka pastebėti, kad vertindamos IT, augančios SVV įmonės dažnai neteisingai supranta, kas tai yra. Dėl to kyla kur kas didesnių problemų, negu gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio. Ponas Kareiva pasakoja, kad dažniausiai progresui koją kiša pati įmonė – bendraujant su klientais labai dažnai išryškėja tendencija, kad IT skyrius ir įmonės vadovybė gyvena skirtinguose pasauliuose.

Dažnai tenka klausti klientų, kaip jų įmonėse vyksta bendravimas tarp IT ir vadovybės. Beveik visada paaiškėja, kad IT skyriai ir vadovybė vieni su kitais nesikalba apie tai, kaip IT galėtų padėti verslui: IT specialistai nerodo iniciatyvos pristatyti IT galimybių vadovams, o vadovai neklausia savo IT skyrių, kaip šiuolaikinės technologijos gali padėti plėtoti įmonės veiklą. Tokiose įmonėse IT atlieka tik verslą palaikančią funkciją, tačiau jo neįgalina siekti užsibrėžtų tikslų ar dar daugiau.

Tai – viena iš priežasčių, kodėl įmonės vadovybė dažnai nežino, ne tik kokias funkcijas atlieka IT skyrius, bet ir kokios pridėtinės vertės jis galėtų teikti.

Neretai IT priskiriama prie bendros įmonės ūkinės veiklos sąnaudų – patalpos, elektra, vanduo, kuras, telefono ryšys. Atrodo, savaime suprantama, kad tai pačiai sąnaudų eilutei galima priskirti ir internetą, el. paštą, kompiuterius, spausdintuvus. Tai reiškia, kad smulkusis verslas paprastai rūpinasi, kaip suteikti bazines IT priemones darbuotojams, kurios leistų palaikyti bendravimą su trečiosiomis šalimis. Dažnai SVV dar papildomai pasirūpina buhalterinės apskaitos programomis, nes šios priemonės yra būtinos. Tačiau tik labai inovatyvios įmonės geba į IT pažvelgti plačiau, t.y., IT priemonėse jos mato ne tik operacinių išlaidų auginimo šaltinį, bet ir galimybių kitaip organizuoti procesus, būti produktyvesniais, pasiekti rinkas, kurios įmonės produkcijai ir paslaugoms iki šiol buvo sunkiai pasiekiamos. Tokių įmonių vis dar nėra daug, tačiau situaciją pamažu keičia įvairios startuolių platformos ir programos. Vis daugiau įmonių, ypač tų, kurios veiklą pradeda nuo idėjos, IT traktuoja ne kaip darbo priemonę, bet kaip savo veiklos pagrindą.

Kaip suspėti su IT?

Net tuomet, kai tarp IT skyriaus ir vadovybės užsimezga konstruktyvus dialogas, jo nereikėtų palikti savieigai.

Nors Lietuvoje vis dar gaji „pasidaryk pats“ praktika, konsultantą iš išorės pravartu turėti visada, nesvarbu kokio dydžio būtų bendrovė. Jo užduotis – supažindinti įmonę su IT priemonių alternatyvomis. Konsultantas sutaupys laiko, kurį įmonės darbuotojai skirtų rinkti informacijai apie alternatyvias IT priemones, aiškinimuisi, kokios tų priemonių galimybės, tikslių reikalavimų naujai sistemai ar IT priemonėms formulavimui. Investicija įtraukus konsultantą iš išorės atsiperka dėl dviejų pagrindinių priežasčių: jūs sutaupote laiko ir esate apsaugoti nuo esminių, kritinių klaidų dėl planuojamų IT priemonių niuansų, pavyzdžiui, funkcionalumo, integravimo į esamą aplinką galimybių, kainodaros ir kitų.

IT – „As a Service“ principu

Verslui augant, nėra lengva numatyti ateitį: koks bus įmonės augimo tempas, kaip jį veiks sezoniškumai, koks bus realus IT priemonių poreikis ir panaudojimo galimybės, kaip greitai atsipirks diegiamos inovacijos. Tokios šiuolaikinės technologijos kaip debesų kompiuterija leidžia šią problemą gana lengvai spręsti dėl savo specifikos – galima naudoti tik tiek IT resursų, kiek reikia konkrečiu metu, jei poreikis augtų ar mažėtų, atitinkamai galima reguliuoti paslaugos apimtis ir už naudojamas technologijas ir paslaugas mokėti pagal poreikį, t.y., neinvestuojant pinigų į ilgalaikį turtą.

Vistik SVV sektorius apie galimybę lanksčiai adaptuoti IT išlaidas priklausomai nuo įmonės veiklos būsenos dar mažai žino ir vangiai ja naudojasi. IT vis dar laikoma prabanga ir tik finansiškai stiprių įmonių įrankiu. Tačiau būtent debesų kompiuterija yra IT ateitis –  kuo greičiau įmonės sugebės atrasti jos naudas ir privalumus, tuo sparčiau galės efektyvinti savo veiklą. Ir tai galioja ne tik augančiam verslui, bet ir toms organizacijos, kurios nori tapti modernesnėmis. Dabar kone visas IT priemones galima naudoti lanksčiu „As a Service“ principu – kompiuterius, programas, spausdinimą, netgi bevielį tinklą.

Strategijos dalis

IT veikia kompleksiškai – naujai įdiegta sistema bus naudinga tik tada, kai vartotojai turės tinkamas priemones patogiai ja naudotis,  o serverinė infrastruktūra užtikrins greitaveiką,  atstatomumą ir saugumą. taigi, visas sistemos diegimo biudžetas tikrai neapsiriboja licencijų kaina. Todėl finansinius IT poreikius planuoti privalu lygiai taip pat, kaip ir visą įmonės veiklą – tai turi būti kiekvieno verslo strateginio valdymo dalis. Bendrą atsakomybę turi prisiimti vadovybė, o vėliau, formuojant konkrečias užduotis, ją reikia padalinti atskiriems specialistams. Ir ne visada tai turi būti IT darbuotojai.

Diegiant įvairias sistemas, susijusias su vidinių procesų organizavimu (pvz.: projektų valdymas, žmogiškieji ištekliai, logistika) daug efektyviau atsakomybę dėl sistemų diegimo paskirti atitinkamų padalinių atstovams, kurie gerai išmano savo veiklos specifiką ir tinkamai gali suformuluoti reikalavimus diegiamoms sistemoms. IT specialistai dažniausiai tokių projektų metu labiau orientuojasi į techninę infrastruktūrą, t.y. kaip užtikrinti sistemos veikimą, ir menkai dėmesio skiria galutiniam sistemų funkcionalumui, nors kaip tik to ir siekia įmonė, skirdama laiko ir lėšų

Sistemos, kaip darbuotojai

Augantis verslas, pasiekdamas tam tikrus augimo slenksčius, susiduria ir su visai naujais poreikiais. Pavyzdžiuididėjant filialų kiekiui jų lankymas ar bendravimas telefonu atskirai tampa sunkiai valdomas – atsiranda poreikis efektyvesnei bendradarbbiavimo sistemai. Pardavimo konsultantų skaičiui viršijant 10, o klientų – 100 atsiranda poreikis CRM sistemai. kaip ir kada priimti sprnedimus diegti naujas, dar nenaudotas sistemas?

Geriausiai tą turėtų jausti įmonių atskirų funkcinių padalinių vadovai. Jie turi domėtis naujovėmis savo srityje ir identifikuoti situacijas, kada IT gali jiems padėti. Todėl itin svarbus kriterijus, kuris lemia IT priemonių naudojimo pokyčius ir progresą, yra atskirų skyrių vadovų kompiuterinis raštingumas. Deja, kol kas dažniausiai būna taip, kad specialistai nori naujų IT priemonių, bet negali tiksliai suformuluoti joms reikalavimų. Tuomet įmonė įsigyja IT sistemų skambiais pavadinimas – „CRM“, „ERP“, „Asset Management“ – ir tikisi, kad jos leis vykdyti visas įmonei naudingas funkcijas.

Vis dėlto, kai nėra aiškių tikslų ir reikalavimų, dažnai tokie projektai būna nesėkmingi. Todėl į sistemas patartina žvelgti kaip į darbuotojus – pirmiausia iškelti joms reikalavimus, o tik tada atsirinkti tinkamiausius kandidatus.

Sistemos turi labai daug funkcijų, bet tiek funkcijų įmonei nereikia, todėl iš esmės ji tiesiog permoka, kitaip sakant, moka ir už tai, ko reikia, ir už tai, kuo visai nesinaudoja. Sistemos diegėjas ir pati sistema diktuoja, kaip įmonė turi dirbti, todėl ši būna priversta keisti savo veiklą, o ne pati renkasi veiklos specifikai tinkamiausią įrankį, taip pat būna, kad sistemos lieka dalinai neįdiegtos, nes tiekėjas ir užsakovas nesutaria dėl galutinio funkcionalumo, – vardija pašnekovas. – Žinoma, čia nekalbame apie atvejus, kai įmonė tiesiog pasiekia naudojamų IT priemonių ribas ir negali „prijungti“ daugiau vartotojų ar gauti daugiau duomenų – tokios užduotys IT specialistams nėra sudėtingos.

Kartais naujų sistemų ar jų funkcionalumo poreikį formuoja ne vidinė įmonės strategija ar planai, bet išorinis jų veiklos reguliavimas, pavyzdžiui, kai keičiamas PVM mokesčio dydis, atsiranda BDAR reikalavimai. Tokiu atveju, reikalingų pokyčių kainą jautriausiai junta smulkus verslas, nes prie naujų sąlygų reikia greitai prisitaikyti ir dažniausiai tai būna IT uždavinys. Vėlgi, šiuo atveju puikiai tinka tos technologijos, kurios teikiamos debesų kompiuterijos pagrindu – jos gali pasiūlyti naujų, įmonei reikalingų funkcinių galimybių, kurias galima naudoti iškart ir tokia apimtimi, kokios reikalauja išorės reguliuotojai.

 

Visą straipsnį galite rasti čia: https://www.vz.lt/verslo-sprendimai/2018/10/23/verslas-auga-it–padeda-ar-trukdo 

Rimas Kareiva
IT sprendimų projektų vadovas