IT paradoksas: investuojame daug, bet naudojame mažai

Tokie atvejai, kai organizacija turi technologijų, tačiau jų prasmingai neįdarbina, nėra pavieniai. Tuomet gaištamas laikas, leidžiami pinigai, ieškoma naujų IT sprendimų, nors dalis reikalingų funkcionalumų jau yra organizacijos turimuose įrankiuose. Kodėl taip nutinka ir kaip tam užkirsti kelią?

Perka paketais, naudoja fragmentiškai
Šiandien nemaža dalis IT sprendimų, ypač debesijos aplinkoje, yra perkami kaip tam tikrų paslaugų paketai. Pavyzdžiui, organizacija įsigyja technologiją, skirtą konkrečiam tikslui: el. paštui, susitikimams ar veiklos planavimui. Tačiau paketai paprastai apima ir kur kas platesnį funkcionalumą, pavyzdžiui, saugumo sprendimus, valdymo ir analizės įrankius bei kt. 

Įsigijimo metu organizacijų atstovai ne visada įsigilina į visas IT paslaugų paketo galimybės, o vėliau prie to paprasčiausiai negrįžta. Kai iškyla naujas poreikis, organizacijos pradeda ieškoti sprendimų rinkoje, net neįvertinusios, kad dalis reikiamų funkcionalumų jau yra jų turimose technologijose. Taip atsiranda naujų įrankių, kurie pradeda dubliuoti turimus sprendimus.

Chrestomatinis pavyzdys – turimų saugumo sprendimų neišnaudojimas. Pernai atliktas Šiaurės ir Baltijos šalių IT vadovų tyrimas CIO Analytics parodė, kad kibernetinis saugumas išlieka svarbiausiu regiono IT vadovų prioritetu, į šią sritį planuojama investuoti daugiausia. Net 69 proc. IT sprendimų priėmėjų planuoja didinti investicijas į saugumą artimiausiu metu. Nepaisant to, dalis organizacijų vis dar nenusiraško „žemai kabančių vaisių“. Vienas iš paprasčiausių būdų greitai sustiprinti saugumą yra kelių veiksnių autentifikacija (MFA), darbuotojams jungiantis prie organizacijos sistemų. Tam dažnai nereikia jokių papildomų įrankių ar pirkimų, nes daugelio organizacijų turimos licencijos tokią galimybę automatiškai suteikia. 

Kodėl dalis įrankių taip ir lieka „neišpakuoti“?
Vienos pagrindinės priežasties, kodėl dalis technologijų nėra veiksmingai įdarbinamos, nėra. Tai lemia kelių veiksnių kombinacija.

Visų pirma, technologijų srityje pokyčiai vyksta greičiau nei spėjame paskui juos sekti. Technologijos nuolat atsinaujina: atsiranda naujų funkcijų, keičiasi naudojimo logika, kartais net vartotojo sąsaja. Taigi dalis funkcionalumų lieka „neišpakuoti“ vien dėl to, kad organizacijos neturi laiko ar resursų nuolat sekti, testuoti, pritaikyti ir įtvirtinti naujų galimybių kasdienėje veikloje.

Kita priežastis – žmogiškųjų išteklių ir kompetencijų stoka. Ne paslaptis, kad kartais net ir didesnėse organizacijose IT ūkis patikimas vos vienam ar keliems žmonėms. Natūralu, kad pritrūksta laiko, techninių žinių ir gebėjimo suprasti, kaip technologijas pritaikyti kasdieniams procesams, žmonių darbo įpročiams ir organizacijos kultūrai. 
Kartais kompetencijų pritrūkta ne tik pačiai organizacijai, bet ir jos IT paslaugų ar įrankių tiekėjui. Jei produktai parduodami be poreikio įvertinimo, analizės ir konsultacijų, gali būti, kad apie dalį funkcijos netgi nebus sužinota ir jos liks nepanaudotos. 

Vis dėlto ryškiausia problema, su kuria tenka dažnai susidurti, tai yra nepakankamas dėmesys pokyčių valdymui. Dauguma IT projektų vis dar pradedami ir užbaigiami kaip technologiniai: įdiegėme, sukonfigūravome, paleidome. Tačiau iš tiesų į tokius projektus reiktų žvelgti kur kas plačiau ir giliau. 

Dėmesys pokyčių valdymui 
Technologija organizacijoje pradeda veikti ne po paleidimo, o tada, kai pasikeičia procesai, žmonių darbo įpročiai, galbūt net atsakomybės. Todėl vien įsidiegti sprendimą dažniausiai neužtenka, reikia pasirūpinti, kad jis taptų natūralia kasdienybės dalimi.
Praktikoje labai dažnai matau, kad organizacijoms pritrūksta būtent šitos dalies: pasiruošimo pokyčiui, jo valdymo ir įtvirtinimo. Neatsitiktinai ir didžiausias Šiaurės ir Baltijos šalių IT vadovų tyrimas CIO Analytics atskleidė augantį pokyčių valdymo kompetencijų poreikį: per metus ženkliai – nuo 20 iki 30 proc. – išaugo pokyčių valdymo ekspertų paklausa. 

Organizacijoms vis dažniau reikia žmonių, kurie gebėtų būti tarpininkais tarp IT ir verslo ar kitų organizacijos funkcijų: suprastų technologijas, bet kartu galėtų apie jas papasakoti paprastai ir visiems suprantamai, padėtų susitarti dėl naujų darbo principų bei užtikrintų, kad pokytis realiai prigytų. Kai šios grandies nėra, technologijos taip ir lieka naudojamos fragmentiškai.

Trys žingsniai, kurie padės efektyviau įdarbinti turimas technologijas 
Tad ką daryti, kad turimas technologijas išnaudotume efektyviau? Pirmasis patarimas: nustokime apie IT įrankius galvoti produktų ar prekės ženklų kategorijomis, o pradėkime nuo klausimo, kokio rezultato siekiame, kokią problemą norime išspręsti. 

Tai iliustruoja ir vienas pavyzdys iš mano praktikos. Neseniai į mus kreipėsi viena „fintech“ įmonė, ieškodama sprendimo, kuris užtikrintų aukštus, tokio tipo veiklai keliamus saugumo reikalavimus. Įmonė svarstė maksimalų tam tikro paketo planą, nes buvo girdėjusi, kad „jis viską padengia“. Tačiau įsigilinus į realų poreikį ir įvertinus turimus įrankius paaiškėjo, kad organizacijai nebūtinai reikia brangiausio varianto – užteko mažesnės apimties plano, taip sutaupant reikšmingą pinigų sumą per metus. 
Kitas praktiškas žingsnis – atlikti inventorizaciją ir peržvelgti turimas technologijas ne kaip atskirų įrankių sąrašą, o pagal svarbiausias sritis. Dažniausiai verta įsivertinti šias keturias sritis: komunikaciją, bendradarbiavimą, saugumą ir darbo vietų bei įrenginių valdymą. Peržiūrėjus kiekvieną iš jų, beveik visada pavyksta atrasti paslėptų, neišnaudojamų galimybių.

Galų gale tam galima pasitelkti ir pačių technologijų pagalbą. Jei organizacija naudoja debesijos platformas, jose dažniausiai galima rasti ataskaitas, parodančias realų funkcionalumų naudojimą: pavyzdžiui, kiek vyksta nuotolinių susitikimų, kaip aktyviai naudojami bendradarbiavimo įrankiai, kurios funkcijos lieka nuošalyje, ar trūksta įjungtų nustatymų ar apsaugos priemonių.

Galiausiai, nei vienas iš šių žingsnių neveiks be investicijų į žmonių kompetencijas. Viena didžiausių klaidų, kurią matau organizacijose, yra tokia, kad daug investuojama į licencijas ir technologijų paketus, bet ne į žmones ir jų įgūdžius, padėsiančius dirbti su naujais įrankiais. Tam gali užtekti vieno vidinio žmogaus ir jo vaidmens, kaip tarpininko tarp IT komandos ir likusių padalinių, sustiprinimo. Kartais prasminga pasitelkti išorinį partnerį, kuris padėtų suprasti, ką organizacija jau turi ir kaip iš turimų technologijų pasiimti daugiau.

Linkiu mažiau IT pirkinių ir daugiau žinių bei įgūdžių!