Praeitame numeryje pasidalinome 10 IT patarimų sėkmingam verslui. Vienas iš jų – skatinti IT ir CEO dialogą. O šiandien papasakosime, kaip bendras tikslas ir aktyvus kolegų dialogas sukūrė apčiuopiamą vertę įmonei.
Tarp beveik 500 aliuminio fasadų ir stiklo konstrukcijų gamintojos UAB „KG Constructions“ darbuotojų yra vienintelis IT specialistas Rokas Poškevičius, kuris prie įmonės prisijungė dar 2016 metais. Viena pirmųjų jo užduočių buvo modernizuoti IT įrankius taip, kad šie būtų patogūs naudoti darbuotojams, padėtų jiems vykdyti darbus, taip pat atitiktų saugumo reikalavimus ir būtų efektyviai valdomi.
Rokas puikiai mena pirmąsias savaites naujame darbe: „Linux“ serveriai, riboto dydžio, vis persipildančios elektroninio pašto dėžutės, lipniaisiais lapeliais „valdomos“ susirinkimų kambarių rezervacijos, projektų valdymas „Excel“ lentelėse, skirtingus poreikius turintys kolegos ir aukšti generalinio direktoriaus Lino Karžinausko lūkesčiai.
Atrodytų, tokius iššūkius vienam IT specialistui įveikti būtų labai sudėtinga, tačiau Rokas turėjo stiprų įmonės vadovų palaikymą. Jie ne tik pritarė Roko siūlymams, bet ir įgaliojo priimti reikiamus sprendimus.
Rezultatai – netrukus
IT specialistas ėmėsi darbo ir pradėti pokyčiai netrukus davė pastebimų rezultatų. Pirmasis sėkmingas sprendimas – sistemos „Office 365“ įdiegimas. Dingo nuolatiniai nusiskundimai dėl persipildančių pašto dėžučių, tapo lengviau valdyti vartotojų prisijungimus. Šios, – atrodytų itin paprastos „Exchange Online“ paslaugos savybės, Rokui atlaisvino rankas kitiems numatytiems plėtros darbams. Netrukus buvo sutvarkytas dalinimasis darbuotojų ir įmonės vidinių resursų elektroniniais kalendoriais, kas pagreitino vidinius darbo procesus, susijusius su laiko ir resursų planavimu.
Bene ryškiausias ekonominis efektas buvo pasiektas įdiegus „Skype for Business“. Bendravimas šia programa su klientais – statybos įmonėmis, objektų vystytojais – tapo nuolatinis ir gerokai efektyvesnis nei susirašinėjimai elektroniniais laiškais bei gerokai pigesnis nei nuolatinis darbuotojų komandiravimas į Skandinavijos šalis. Tuo labiau, kad vienu metu įmonė „KG Constructions“ įgyvendina apie 20 projektų. Dauguma jų – Švedijoje, Danijoje, Suomijoje, Lietuvoje. Tiesa, Šiaurės Europos šalyse įprasta darbinius klausimus spręsti vaizdo konferencijose, tad klientų prie to pratinti nereikėjo. Šio įrankio privalumai netrukus buvo įvertinti ir įmonės viduje. Netrukus ir kasdieniai susirinkimai su darbų vadovais pradėti rengti per programą „Skype for Business“.
Atitinka darbuotojų poreikius
Įmonės „KG Construction“ IT specialistas siekia, kad investicija į sistemą „Office 365“ būtų išnaudota maksimaliai, todėl įmonės veiklai taikomi beveik visi sistemos įrankiai. „Sharepoint“ platformoje buvo sukurtas vidinis portalas dalinimuisi turiniu ir ataskaitomis. Automatizuojami administraciniai procesai – komandiruotės, atostogų prašymai ir kt.
Projektų vadovai ir komercijos skyrius jau kuris laikas darbuojasi „Microsoft Project Online“ aplinkoje. Integracija su kitais „Office 365“ įrankiais leidžia valdyti ne tik projektų eigą, bet ir žmonių, resursų užimtumą. Darbas su brėžiniais – labai svarbi statybos projektų dalis, o brėžinių laikmenos išsiskiria didele apimtimi. Naudojama „Onedrive for Business“ tarnyba leidžia pamiršti jų dydžių problemas. Operatyviam bendravimui projektų komandos naudoja „Teams“. Įrankis labai patogus tuo, kad į komandą prisijungęs naujas narys gali greitai susipažinti su projekto eiga, vienoje vietoje peržiūrėjęs komandos naudojamus dokumentus, planus ir vykusius pokalbius. Net retai naudojamą „Sway“ įmonės „KG Constructions“ rinkodaros specialistas „įdarbino“ vidinių naujienlaiškių kūrimui ir dalinimuisi.
Saugus naudoti
Pasak Roko, kibernetinės atakos, nukreiptos į „KG Constructions“, vykdomos nuolat, o kartą per metus pasitaiko ir rimtesnė. Vieną kartą programišiams pavyko užrakinti failų serverį. Tačiau elektroninis paštas ir kitos „Office 365“ programos programišiams liko nepasiekiamos.
„Platformoje yra daug galimybių sutvarkyti saugumo parametrus, atsižvelgiant į organizacijos reikalavimus, pavyzdžiui, sumaniai yra aprašomos taisyklės apsaugai nuo „phishing“ tipo atakų. Saugumo parametrų visumą mums padėjo sutvarkyti „Atea“ specialistai“, – pasakoja bendrovės „KG Constructions“ IT specialistas. Vienas iš įrankių, naudojamų padidinti saugumą prieigai prie resursų esančių „Office 365” sistemoje – tai dviejų lygių autentifikacija (angl. „multi-factor authetification“ arba tiesiog MFA).
Atsižvelgiant į saugumo rizikas, planuojama vis daugiau resursų iškelti į debesiją. O paskutinis žingsnis šioje kelionėje – duomenų analitika ir atvaizdavimas su „Power BI“. Šis įrankis leis lanksčiai kurti reikalingas ataskaitas iš verslo valdymo bei kitų sistemų ir estetiškai jas pateikti „Sharepoint“ platformoje. Įmonėje įdiegta „Lean“ sistema, todėl tiksliai matuojama ir vertinama yra kiekvieno padalinio veikla – nuo projektavimo iki gamybos, nuo rinkodaros iki IT.
Perskaitėte daug pagiriamųjų žodžių „Office 365“ sprendimui. Visi žinome, kad realybėje diegdami bet kurį iš minėtų įrankių IT specialistai susiduria ne tik su finansiniais ir resursų iššūkiais, bet ir su žmogiškuoju pasipriešinimu – kartais vadovai sunkiai priima sprendimus diegti naujoves, o kartais ir darbuotojai ne visada naudojasi įrankiais nuo pirmos dienos. Tačiau „KG Constructions“ nėra tradicinė statybos sektoriaus įmonė Rudaminoje. Jos išskirtinumo pagrindas – nuolatinis tobulėjimas. Ir tai ne tik užrašas ant sienos pasitinkantis lankytojus biure, bet ir DNR grandis pasireiškianti per idėjas, lūkesčius, tikslus ir nuolatinį dialogą.